Redução de Custos – Uma Atividade Estratégica
Em qualquer tempo a redução de custos deve ser vista como uma necessidade para as empresas para garantir continuamente melhores resultados e retorno sobre o capital investido (ROI).
Isso porque, além de aumentar a margem de lucro, diminuir os custos traz reflexos importantes na competitividade. Com mais recursos disponíveis, é possível investir mais em pessoas, benefícios e condições para alavancar os negócios oferecendo aos clientes soluções e produtos de maior qualidade e consequentemente maior retorno aos acionistas.
Logicamente, em momentos de retração de demanda ou crises econômicas a abordagem em Projetos de Redução de Custos ganha ainda mais relevância e necessidade.
Com frequência observamos gestores de empresas atuando em programas de redução de custos de forma ineficiente e com resultados pouco efetivos.
O que recomendo é adotar uma Gestão de Redução Custos Estratégica.
O que isso quer dizer?
Quer dizer algo maior do que sair cortando despesas sem uma análise e planejamento. O processo envolve uma abordagem estratégica bem construída e ter em mente que reduzir custos ou despesas de forma desordenada e sem método, além de se mostrar pouco eficaz pode trazer sérias consequências para seu negócio.
Desta forma quero trazer, como resultado de anos de experiência e mais de R$ 100 milhões em projetos de redução de custos implantados, a combinação de duas atividades chaves para obter ótimos resultados:
Abordagem Estratégica e Gestão por Projetos.
Abordagem estratégica
Um processo de Gestão de Redução Custos Estratégica consiste em criar uma base de oportunidades bem construída, abordando os principais pontos de seus Custos Operacionais e que não levem a ações isoladas, desconectadas, que só geram estresse e poucos resultados.
Atenção com as armadilhas de Cost Avoidance e Cost Savings.
Cost Avoidance ou Custos Evitáveis – representam iniciativas para barrar potenciais aumentos de preço que são evitados através de ações específicas. Alguns exemplos de ‘cost avoidance’ são: redução de um preço que teve seu reajuste anunciado pelo fornecedor de forma antecipada, a eliminação da necessidade de mão de obra adicional futura, etc.
Tais economias NÂO estarão refletidas no orçamento ou balanços financeiros, pois não tem impacto no “Caixa”.
Cost Savings ou Redução de Custos Real – é qualquer ação que diminua o gasto atual, resultando em um benefício tangível para a organização. Alguns exemplos de medidas de ‘cost savings’ são: redução na quantidade de horas extras, eliminação de mão de obra temporária, negociações de redução de preços para materiais e serviços ou a renegociação de valores de aluguel. Entre outros.
O resultado direto destas economias vai SEMPRE estar refletida nos balanços financeiros.
Entendido estes conceitos vamos para a o Plano Estratégico:
Recomendo as Etapas abaixo:
1 – Envolva as pessoas –
As pessoas são fundamentais para os processos de geração de ideias e para coloca-las em prática. É fundamental conseguir a adesão e participação de pessoas chaves da organização, evitando boicotes e insatisfação.
Sessões de “brainstorm” bem conduzidas devem gerar uma lista importante de potenciais projetos de redução de custos. Alimente as pessoas com constantes feedbacks sobre o processo.
2 – Identifique os principais componentes da sua estrutura de custos –
Uma analise dos 3 ultimos DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercicio) irá permitir listar os valores dispendidos em custos diretos – indiretos – fixos – variáveis – sempre com uma análise relativa ou por produção ou por vendas, o que fizer mais sentido.
Procure fazer um Gráfico de Pareto destas despesas. A regra 80/20 sempre é válida, ou seja, 80% das maiores despesas provém de 20% das contas.
Crie uma analise absoluta e relativa destas contas. O valor absoluto é o montante gasto e a analise relativa é o montante dividido por unidade ou tonelada produzida, ou por unidade vendida, ou o que melhor lhe convier. Muito importante esta analise relativa.
Você estará obtendo informações valiosas para identificar reais e maiores oportunidades de reduzir custos e se preparando para o passo seguinte. Se sua empresa não tiver uma dimensão clara de cada custo envolvido em cada processo e qual o nível de desempenho desse processo, via um indicador de performance, pode ter certeza que você está deixando dinheiro cair da mesa.
3 – Crie os indicadores e comece a medir rotineiramente os processos principais –
Nesta etapa você irá estabelecer a base de comparação da efetividade dos seus projetos de redução de custos, quando você começar a colher os primeiros resultados, deve ter claramente, que tipo de resultado está coletando.
Ao completar estas 3 etapas você deverá ter uma lista de projetos relevantes identificados e que poderão colocar a sua empresa em um patamar de competitividade e lucratividade muito mais adequado para garantir o sucesso dos negócios.
A lista de iniciativas de redução de custos deve então ser priorizada de acordo com a importância e impacto nos resultados financeiros.
Gestão Por Projetos
Já vimos várias iniciativas fantásticas de Redução de Custos não vingarem, por não se seguir alguns pontos básicos nesta etapa:
- Falta de dono e de patrocínio: é comum haver muitos projetos caminhando ao mesmo tempo, porém temos que entender que os recursos de qualquer empresa são limitados. Daí a importância de se nomear um dono para o projeto e contar com o apoio irrestrito da Alta Direção para com a iniciativa.
- Falta de foco: o projeto de redução de custos na empresa deve ser simples, claro e objetivo. Se tivermos muitas variáveis complexas para serem desenvolvidas, dentro do mesmo projeto, corre grande risco de não funcionar!
- Cuidado com as boas intenções: intenção e boa vontade são necessárias, mas competência é fundamental. Não adianta nada você dar uma missão importante e complexa para quem não tem aderência com a iniciativa.
Com a lista em mãos, adotar para cada oportunidade identificada e prioritária uma Gestão por Projetos, que pressupõe seguir os passos do Ciclo de Vida ou Fases do Projeto:
Definição do projeto (Escopo – Objetivos – Responsável – Prazos – Custos envolvidos)
Planejamento (Listar atividades – Recursos Envolvidos – Quem faz o Que e Quando)
Execução (Acompanhar as atividades previstas e atuar nos desvios)
Monitoramento e Controle (Informar partes interessadas – Resolver restrições)
Encerramento (Reporte Final – Resultados obtidos – Lições Aprendidas).
A Gestão por projetos estabelece para os donos do projeto uma clara separação entre gerenciar o projeto e suas atividades de rotina, desenvolvendo a Disciplina necessária para se ter Começo – Meio – Fim.
Lembre-se do ditado “O fim coroa a Obra”, ou seja projeto completo e de acordo com o planejado.
Existem dezenas de planilhas disponíveis que podem ser utilizadas para gerenciar seus projetos de redução de custos no formato mencionado. Se preferir, existem vários softwares disponíveis no mercado para este fim.
É de fundamental importância acompanhar e reportar o progresso, comemorar etapas concluídas e recompensar seu pessoal por um trabalho bem executado. Isto aumenta o moral da equipe.
Desta forma se constrói confiança e desenvolve uma equipe ágil que pode se adaptar rapidamente às mudanças necessárias.
Explore nossa expertise em Gestão Estratégica para Projetos de Redução de Custos.
